Nos últimos meses, a IDC organizou várias mesas-redondas virtuais com fornecedores e executivos de TI sobre práticas de fornecimento de tecnologia e recuperação em tempos de Covid-19. Um tema que surgiu é que as práticas agile em aquisição estão impulsionando suas estratégias de recuperação.

Para alguns, a mudança para as práticas de aquisição, agora mais ágeis, aconteceu por necessidade. "Quando a Covid chegou, eu tive que acomodar novas solicitações de compras de TI fazendo contratos principais em menos de três horas", disse um executivo sênior de compras. "Mas voltamos à nossa negociação baseada em riscos, fazendo avaliações rápidas de riscos para ver onde estava a tolerância e se poderíamos mitigar riscos em um relacionamento contratual. Se não podemos mitigar certos riscos, fazemos um aconselhamento sobre eles", observa. "Usamos uma rápida avaliação de risco da situação para agilizar as negociações ou clicar nos termos e continuar. Depois da Covid, sairemos com um processo de compras mais enxuto e mais prático, flexível e agile".

Rumo a uma abordagem agile

As organizações há muito reconhecem a dificuldade do ciclo tradicional de compras, ancorado na onipresente solicitação de proposta (RFP). Como comentou recentemente um CIO da Fortune 500: "Passamos um ano desenvolvendo especificações de ERP para incluir em uma RFP apenas para descobrir que o cenário e os recursos tecnológicos haviam mudado. Nós literalmente ficamos um ano atrasados".

De fato, com a interrupção digital, um processo de compras tradicional excessivamente cauteloso e estendido introduz seu próprio componente de risco: quando os concorrentes se movem mais rapidamente e a tecnologia muda mais rapidamente, as compras que se arrastam podem deixar a empresa vulnerável.

Os executivos de compras de ponta reconhecem a necessidade de entregar um conjunto necessário de objetivos de negócios usando uma abordagem completamente diferente. Embora as RFPs ainda estejam sendo usadas, elas não são mais tão pesadas quanto no passado, e os executivos de tecnologia começaram a confiar mais em fontes alternativas de informação para avaliar as tecnologias concorrentes. O objetivo é transformar o processo de compras para ser mais rápido, mais enxuto e mais flexível e agregar valor aos negócios mais rapidamente.

Introdução à Aquisição agile

O Institute for Public Procurement (NIGP) define compras agiles como uma "abordagem de compras flexível, adaptável, colaborativa e direcionada a resultados". Além disso, o NIGP sugere mudanças culturais necessárias para uma aquisição agile bem-sucedida, com várias mudanças importantes: do contrato centrado no projeto, da compra de um serviço ao relacionamento, e do gerenciamento de contratos ao monitoramento de desempenho.

A implementação de um processo agile de aquisição exige um compromisso claro da liderança de compras. Se os métodos ágeis são novos para a organização, pode ser necessário um tempo considerável e conhecimentos externos para entender como o agile funciona.

Nas organizações em que o agile foi usado com sucesso na entrega de sistemas de informação, pode ser útil aproveitar as habilidades e conhecimentos para orientar o desenvolvimento do novo processo de aquisição agile. Alinhe as organizações de fornecimento com as necessidades críticas de negócios e de transformação digital e adapte as práticas estratégicas de fornecimento à sua cultura comercial existente.

Para começar, identifique alguns pequenos projetos-piloto nos quais a aquisição agile pode ser usada, com o entendimento de que todos os projetos de aquisição serão candidatos à agilidade. Idealmente, selecione projetos que tenham um curto período de entrega e apoiem uma meta de transformação digital. Codifique as lições aprendidas dos projetos-piloto de compras agile e inicie uma implementação formal. Em seguida, implemente seletivamente compras agiles em vários projetos de compras.

A ferramenta certa para o trabalho

Não por acaso, no contexto de compras agiles, a RFP é apenas uma ferramenta dentre muitas. Recentemente, conversamos com um CPO cuja organização de compras tentava se aprimorar como uma equipe de fornecimento de RFP, a ponto de as compras estarem sufocando a inovação da empresa. Ele disse a eles: "Se você emitir uma solicitação de proposta sem a minha aprovação expressa com antecedência, será demitido". Sua ameaça forçou a equipe a aprender rapidamente como ter negociações de nível superior e mais transparentes com os fornecedores, permitindo que ambas as partes se concentrassem nas coisas essenciais de que cada lado precisa.

O executivo observou que esse afastamento das RFPs "eleva o relacionamento com os principais fornecedores nas principais categorias em que você escolhe adotar essa abordagem", afirmou. "É necessária uma grande disciplina como equipe de liderança de fornecimento para manter a disciplina, o profissionalismo e a vantagem competitiva de suas equipes mais amplas. Isso pode ser feito e há um tempo e um lugar para isso. E essa pandemia pode ser o momento e o local para experimentar essa abordagem e depois escolher seletivamente quando adotar essa abordagem. Você pode fazer com que sua equipe de compras aprimore seu conjunto de habilidades".

Fonte: Cio